Een lift die onverwacht buiten dienst gaat. Een keuringsverslag dat niet meteen terug te vinden is. Een noodsysteem waarvan de batterij ongemerkt het einde van haar levensduur heeft bereikt.
Voor een facility manager of gebouwbeheerder zit de uitdaging zelden in één technisch aandachtspunt. Gebouwveiligheid vraagt vooral om overzicht.
Gebouwen veranderen voortdurend. Technische installaties worden aangepast of uitgebreid, onderdelen verouderen, onderhoud wordt uitgevoerd en nieuwe toepassingen worden toegevoegd. Tegelijk moeten periodieke keuringen tijdig gebeuren, documenten beschikbaar blijven en vastgestelde aandachtspunten worden opgevolgd.
Hoe houdt u als facility management grip op al die aspecten van technisch gebouwbeheer?
De personenlift is een goed praktijkvoorbeeld. Eén installatie, maar met verschillende technische componenten, omgevingsfactoren, documenten en opvolgmomenten.
Moderne liften beschikken over systemen die ook bij een stroomonderbreking moeten kunnen functioneren. De noodbediening kan bijvoorbeeld gebruikmaken van permanent gevoede batterijen of een UPS (Uninterruptible Power Supply).
Batterijen en UPS-systemen hebben een beperkte levensduur. Regelmatige controle is daarom belangrijk. Werkt de noodzakelijke noodvoeding niet tijdens de keuring, dan leidt dit tot een negatief besluit voor de lift.
Ook de noodcommunicatie met de interventiedienst verdient aandacht. De modem die hiervoor wordt gebruikt, werkt eveneens met een batterij. Ook die batterij moet correct functioneren wanneer ze nodig is.
Voor een gebouwbeheerder is het daarom belangrijk om niet alleen naar de lift als geheel te kijken. Ook de componenten die de veilige werking ondersteunen, vragen opvolging.
Dat principe geldt breder binnen gebouwveiligheid: achter één technische installatie kunnen meerdere onderdelen schuilgaan die elk onderhoud, controle of opvolging nodig hebben.
De omgeving waarin een technische installatie zich bevindt, kan eveneens een invloed hebben op veilig gebruik en continuïteit.
Bij liften is bijvoorbeeld voldoende bordesverlichting belangrijk. Onvoldoende verlichting aan het bordes verhoogt het struikelgevaar.
Ook wateroverlast in het gebouw kan gevolgen hebben voor de liftinstallatie. De schachtput bevindt zich minstens 1,50 meter lager dan de laagste bordesvloer. Daardoor kan de put bij wateroverlast als opvangpunt voor water fungeren. Voor gebouwbeheerders is het daarom belangrijk om mogelijke waterinsijpeling of wateroverlast rond de liftinstallatie mee op te volgen.
Ook de temperatuur in de machinekamer verdient aandacht. Hoge temperaturen kunnen ervoor zorgen dat de lift in veiligheid gaat en de werking wordt onderbroken. Zeker tijdens warme periodes is dit dus niet alleen een technisch aandachtspunt, maar ook een kwestie van beschikbaarheid en continuïteit.
Voor facility management is het daarom nuttig om technische installaties niet geïsoleerd te bekijken.
Een veilige lift beheren betekent niet alleen aandacht hebben voor de installatie zelf. Ook het bijhouden van het juiste dossier behoort tot de verantwoordelijkheid van de uitbater.
Het Koninklijk Besluit betreffende de beveiliging van liften schrijft voor dat de uitbater verantwoordelijk is voor:
Voor facility management komt daar een heel praktische uitdaging bij: wanneer informatie verspreid zit over mailboxen, lokale mappen, onderhoudsfirma’s, keuringsorganismen en verschillende collega’s, kan een eenvoudige vraag onverwacht veel tijd kosten.
Kunnen we vandaag aantonen wat werd gecontroleerd, wanneer dat gebeurde en welke opvolging nodig was?
Dat maakt documentbeheer een wezenlijk onderdeel van gebouwveiligheid en technisch gebouwbeheer.
Een periodieke keuring is één moment binnen een veel langere levenscyclus van een technische installatie.
Na een controle kunnen aandachtspunten ontstaan die verder moeten worden opgevolgd. Ondertussen loopt het preventieve onderhoud door, kunnen installaties gewijzigd worden en komen volgende keuringsmomenten dichterbij.
Wie meerdere installaties of gebouwen beheert, krijgt daardoor verschillende cycli naast elkaar.
Voor facility management gaat het daarom niet alleen om weten wanneer de volgende keuring plaatsvindt. U wilt ook snel antwoord kunnen geven op vier vragen:
Wanneer die informatie verspreid zit over agenda’s, spreadsheets, mailboxen en verschillende verantwoordelijken, wordt opvolging al snel persoonsafhankelijk. En precies daar ontstaat versnippering.
Een lift is uiteindelijk maar één onderdeel van een gebouw.
Afhankelijk van de omgeving beheert een facilityteam ook elektrische installaties, laadpunten, PV-installaties, brandveiligheidsvoorzieningen, hefmiddelen en andere technische installaties. Elk domein kent zijn eigen aandachtspunten, documenten en opvolgmomenten.
En gebouwen blijven veranderen. Er komt een laadpunt bij. Een elektrisch bord wordt uitgebreid. Een lift wordt gemoderniseerd. Een technische ruimte krijgt een andere functie.
Die wijzigingen kunnen op hun beurt gevolgen hebben voor controles, documentatie, planning en verdere opvolging.
Daarom begint grip op gebouwveiligheid niet bij nóg een afzonderlijke checklist. Het begint bij een vaste structuur waarmee u over verschillende installaties, gebouwen en locaties dezelfde vragen kunt beantwoorden.
Zicht. Planning. Bewijs. Opvolging.
Zo verschuift technisch gebouwbeheer van reageren wanneer iets zich aandient naar structureel grip houden op de veiligheid van uw gebouwen.
Naarmate het aantal gebouwen, technische installaties en betrokken partijen groeit, wordt ook de opvolging complexer.
Daarom ontwikkelde Normec BTV de praktische gids ‘Grip op gebouwveiligheid binnen facility management’. Geen extra technische checklist, maar een praktisch kader waarmee u kritisch naar uw huidige aanpak kunt kijken.
In de gids ontdekt u hoe u meer structuur brengt in de technische veiligheidsopvolging van uw gebouwen:
De gids brengt dit samen in vier pijlers: zicht, planning, bewijs en opvolging.
